Slik fungerer Bong på konferanser og hotellarrangementer
Store konferanser og firmasamlinger på hotell er en helt annen logistisk utfordring enn en liten firmafest. Det kan dreie seg om hundrevis av gjester fra mange ulike bedrifter – alle med forskjellige pakker, ulike rettigheter og ulike behov. Papirbonger holder rett og slett ikke mål i denne sammenhengen.
Bong er bygget for å håndtere nettopp dette.
Flere bedrifter, én oversikt
På en typisk konferanse er det gjerne ti, tjue eller tredve bedrifter som sender ansatte. Noen har betalt for lunsj og én drink, andre har en full pakke med middag og ubegrenset mineralvann. Med papirbonger betyr det ulike farger, ulike kuponger og en enorm jobb for personalet å holde styr på hvem som har rett til hva.
Med Bong legger du opp hver bedrift som en egen deltaker i arrangementet. Du definerer hvilke bonger de har tilgang til, og systemet sørger for at riktig antall bonger havner hos riktige personer – automatisk. Du slipper å håndtere det manuelt.
Gjestene sjekker inn og er i gang
Når en gjest ankommer kan de scanne en QR-kode i resepsjonen eller mottaksområdet. Bongene er klare på mobilen med en gang. Ingen kø ved bongebordet, ingen lapp som må leveres til resepsjonen og ingen forvirring rundt hva man egentlig har krav på.
For hotellpersonalet betyr det at innsjekksprosessen går mye raskere – spesielt i de travle periodene rett etter at bussene ankommer og alle skal sjekke inn omtrent samtidig.
Fullt innsyn underveis
Mens arrangementet pågår kan du følge med i sanntid. Du ser hvilke bonger som er brukt, hvilke som gjenstår og om noen bedrifter nærmer seg grensen sin. Hvis en bedrift ønsker å legge til ekstra bonger underveis, kan en arrangør fra den bedriften sende en forespørsel direkte i appen – du godkjenner den med noen få klikk.
Det betyr at du kan ta beslutninger basert på faktiske tall, ikke magefølelse.
Fakturering uten hodepine
Det som pleier å ta lengst tid etter en konferanse er gjerne oppgjøret. Hvem brukte hva? Stemmer antallet med det som ble bestilt? Trenger du å gå gjennom bongelapper for hånd for å finne ut av det?
Med Bong er det ikke nødvendig. Etter at arrangementet er avsluttet får du en klar oppsummering per bedrift – nøyaktig hva som ble brukt og hva som gjenstår. Det gir deg alt du trenger for å sende riktig faktura til riktig bedrift, uten diskusjoner og uten ekstraarbeid.
Passer for alle størrelser
Bong passer like godt til en liten fagdag med tretti deltakere som til en stor bransjekonferanse med fem hundre. Systemet skalerer etter behov, og du kan opprette så mange arrangementer du vil under samme workspace.
For hoteller og konferansesenter som arrangerer mange eventer i løpet av året, betyr det én løsning som dekker alt – i stedet for å sette opp et nytt system for hvert arrangement.
Vil du se hvordan Bong kan fungere for ditt neste arrangement? Ta kontakt, så setter vi deg opp og går gjennom systemet sammen.